Koppeling

Exact Online API: koppelen met je werkbon, planning en ERP

Via de Exact Online API komen facturen, inkoopboekingen en projecten automatisch in je administratie, zonder dat kantoor iets overtypt. Dat werkt ook naast Exact voor Bouw, de bouwsoftware van Exact.

Voorstel aanvragen

Het systeem

Exact Online en Exact voor Bouw

Exact Online is het online boekhoud- en bedrijfspakket van Exact. Een bouw- of installatiebedrijf doet er de financiële administratie in, vaak samen met een ander pakket voor offertes, werkbonnen of planning.

Voor bouwbedrijven is er Exact voor Bouw, met offertes, planning, uren, uitvoerdersbonnen en service. Het kan werkbegrotingen inlezen uit IBIS-Trad en Calc4you, en ondersteunt DICO-berichten en Peppol voor e-facturen.

Wat je koppelt

De gegevens die het vaakst heen en weer gaan

Verkoopfacturen uit werkbonnen of projecten, als concept of definitief.
Inkoopboekingen uit de factuurverwerking, met de pdf erbij.
Projecten, zodat uren en kosten op het juiste project landen.
Relaties en artikelen, gelijk tussen Exact en je andere systemen.
De betaalstatus terug naar je planning of klantportaal.

Typische koppelingen

Drie stromen die we in de bouw en installatie zien

Werkbon naar factuur: een goedgekeurde werkbon uit de werkbon app wordt een verkoopfactuur in Exact Online, met uren en materiaal als regels.

Inkoopfactuur naar boeking: een factuur van de groothandel wordt uitgelezen, gecontroleerd tegen de inkooporder en als inkoopboeking klaargezet.

Offerte naar project: een geaccepteerde offerte wordt een project, zodat nacalculatie vanaf de eerste dag klopt.

Technisch

Hoe de Exact Online API werkt

Exact Online heeft een REST API. Elke administratie is daarin een aparte divisie, en de gegevens zijn ingedeeld in resources zoals SalesInvoices voor verkoopfacturen, PurchaseEntries voor inkoopboekingen en Projects voor projecten. Een koppeling werkt dus altijd binnen een gekozen administratie.

Toegang loopt via een app die bij Exact wordt geregistreerd, en de gebruiker geeft die app toestemming met zijn eigen Exact-account. De koppeling krijgt daarmee de rechten van die gebruiker; meer niet.

Werk je met Exact voor Bouw naast Exact Online, dan kijken we eerst welke gegevens al tussen die twee lopen, zodat er niets dubbel wordt geboekt.

Veelgestelde vragen

Welke onderdelen van Exact Online kun je koppelen?

Alles wat in de API van Exact Online zit en wat in jouw administratie aanstaat. Gebruik je bijvoorbeeld geen projecten in Exact, dan koppelen we uren en kosten op een andere manier.

Kan een werkbon als concept in Exact komen?

Ja. We zetten een factuur meestal eerst als concept klaar, zodat kantoor hem nakijkt voordat hij naar de klant gaat. Later kan dat stap voor stap automatischer.

Werkt dit ook met Exact voor Bouw?

Exact voor Bouw heeft eigen import- en berichtstandaarden, zoals DICO en Peppol, en de API van Exact. Welke route de beste is, hangt af van wat je wilt koppelen; dat staat in het voorstel.

Bronnen

Voorstel op maat

Voorstel aanvragen: Exact Online

Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.

Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel