Oplossing

Factuurverwerking: inkomende facturen automatisch verwerkt

Elke inkoopfactuur kost op kantoor een rij handelingen: leverancier zoeken, order erbij pakken, bedragen nalopen, boeken en de pdf bewaren. Met automatische factuurverwerking leest een flow de factuur uit, controleert hem en zet hem als concept klaar.

Voorstel aanvragen Bekijk de cases

Het probleem

Inkoopfacturen verwerken met de hand

Bij een bouw- of installatiebedrijf komen elke week facturen van groothandels en onderaannemers binnen. Elke factuur moet bij een order en een project terechtkomen.

Facturen komen binnen in een algemene mailbox, tussen al het andere.
Voor elke factuur zoekt iemand de leverancier, de inkooporder en het grootboek op.
Een afwijkend tarief valt pas op als iemand er toevallig naar kijkt.
De pdf staat in de mail, en niet bij de leverancier in de administratie.

Wat Buildrs automatiseert

Van pdf in de mail tot concept in de administratie

Facturen uit een vast mailadres worden automatisch opgehaald.
Factuurherkenning: tekstherkenning en een AI-model halen de gegevens uit de pdf.
Factuurcontrole: de flow legt de factuur naast de leverancier, de order en de afgesproken regels.
De factuur staat als concept klaar, met de pdf erbij, voor een laatste controle door een medewerker.

Hoe het werkt

In drie stappen van factuur naar concept

Factuur binnen

De leverancier of een collega stuurt de factuur naar een eigen mailadres.
Uitlezen en opzoeken

De flow leest de pdf uit en zoekt leverancier en order op in je ERP of boekhouding.
Concept klaar

De inkoopfactuur staat als concept klaar. Een medewerker loopt de concepten na en zet ze definitief.

Uit eigen werk

Factuurverwerking die we bouwden

Case: Reijnders Graveer- en lasertechniek

Inkoopfacturen automatisch in MKG bij Reijnders

Reijnders Graveer- en lasertechniek werkt met het ERP-pakket MKG. Elke inkoopfactuur moest daar met de hand in: crediteur kiezen, inkooporder zoeken of aanmaken, binnenmelden, de factuur koppelen en de pdf erbij zetten.

Nu stuurt Reijnders een factuur naar een eigen mailadres. Een flow in n8n leest de pdf uit met tekstherkenning en een AI-model, zoekt de crediteur en de inkooporder op in MKG, en zet de inkoopfactuur als concept klaar met de pdf bij de crediteur. Reijnders loopt de concepten elke week na en zet ze definitief.

Gebouwd door het team van Growrsn8n · MKG

Case: MIB Installatietechniek

Een factuurcontrole voor MIB Installatietechniek

Voor MIB Installatietechniek bouwden we een automatische controle van facturen, met onder meer een regel voor de tarieven.

Gebouwd door het team van Growrsn8n

Wat het oplevert

Kantoor controleert in plaats van overtypt

Geen factuur meer die in de mailbox blijft liggen.
Afwijkingen vallen op voordat een factuur betaald wordt.
De pdf staat bij de juiste leverancier in de administratie.

E-facturatie en three-way match

Wat er verandert met de e-factuur

Het kabinet besloot op 11 september 2026 dat e-facturatie verplicht wordt voor binnenlandse facturen tussen bedrijven, met 1 juli 2030 als beoogde datum. Het wetsvoorstel moet nog worden ingediend. Lees meer in het artikel over e-facturatie 2030.

Een e-factuur in UBL, verstuurd via Peppol, bevat de gegevens al gestructureerd. Uitlezen met tekstherkenning is dan niet meer nodig; de controle en het boeken blijven. De factuurverwerking die we bouwen, neemt zowel pdf als UBL aan.

Three-way match: de factuur ligt naast de inkooporder en de pakbon. Klopt het, dan gaat hij door; wijkt iets af, dan beslist een medewerker.
Boeken in je ERP of boekhouding, zoals MKG, Exact Online of AFAS.

Veelgestelde vragen

Vragen over factuurverwerking

Hoe werkt factuurherkenning?

De pdf van de factuur wordt omgezet naar tekst met tekstherkenning (OCR). Een AI-model haalt daar de velden uit die je nodig hebt: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, regels en een eventueel ordernummer. Daarna zoekt de flow die gegevens op in je eigen administratie.

Wordt een factuur ook definitief geboekt?

Dat bepaal je zelf. Bij Reijnders zet de flow elke inkoopfactuur als concept klaar en zet een medewerker hem na controle definitief.

Wat gebeurt er met een factuur die niet te lezen is?

Die komt niet half in de administratie terecht. De fout wordt gelogd, zodat iemand de factuur met de hand kan verwerken.

Werkt dit met ons ERP of boekhoudpakket?

We bouwden dit voor het ERP-pakket MKG. Voor andere pakketten kijken we of ze een koppeling toelaten. Noem je pakket in het formulier, dan hoor je of het kan.

Hoe vraag ik een voorstel aan?

Via het formulier op deze pagina. Wat er in het voorstel komt, hangt af van hoe facturen binnenkomen, hoeveel controles erop moeten en met welk pakket je werkt.

Voorstel op maat

Voorstel aanvragen: Factuurverwerking

Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.

Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel