Oplossing

E-mail automatisch doorsturen en sorteren op inhoud

Het algemene mailadres krijgt alles: aanvragen, facturen, orderbevestigingen, klachten en nieuwsbrieven. Laat e-mail automatisch doorsturen naar de juiste persoon of het juiste systeem, met regels die je zelf beheert.

Voorstel aanvragen Bekijk de case

Het probleem

Een mailbox die elke ochtend leeg moet

Bij veel bedrijven begint de dag op kantoor met de algemene mailbox. Iemand leest elke mail, besluit wie hem moet hebben en stuurt hem door.

Elke ochtend begint met doorsturen en labelen.
Een factuur of klacht blijft liggen omdat de juiste collega hem nooit zag.
Outlook-regels zijn ooit ingesteld door iemand die er niet meer werkt.
Bij vakantie of ziekte weet niemand welke mail voor wie is.

Wat Buildrs automatiseert

Sorteren op wat er in de mail staat

Elke binnenkomende mail wordt gelezen en in een categorie gezet, zoals factuur, order, aanvraag of klacht.
Per categorie gaat de mail naar de juiste collega, mailbox of map.
Bijlagen kunnen meteen door naar een volgende stap, zoals de factuurverwerking.
De regels beheer je zelf in een portaal, zonder technische kennis.

Hoe het werkt

In drie stappen een mailbox die zichzelf sorteert

Categorieën vastleggen

We kijken samen naar een stapel echte mail en leggen de categorieën vast die je nodig hebt.
Regels in het portaal

In het portaal zet je per categorie waar de mail heen moet. Wijzigen kan altijd.
Automatisch doorsturen

Nieuwe mail wordt gelezen, gesorteerd en doorgestuurd. Wat nergens past, blijft staan voor een mens.

Uit eigen werk

Het regelportaal van MIB Installatietechniek

Case: MIB Installatietechniek

Een regelportaal voor de mail van MIB Installatietechniek

Bij MIB Installatietechniek wordt binnenkomende mail automatisch in categorieen verdeeld en doorgestuurd. Welke mail waar terechtkomt, staat in regels. Die regels beheert MIB zelf, in een eigen portaal met een inlog dat we erbij bouwden.

Gebouwd door het team van Growrsn8n

Wat het oplevert

De juiste mail bij de juiste collega

Niemand hoeft de algemene mailbox meer handmatig leeg te maken.
Facturen en orders komen sneller bij wie ze verwerkt.
Bij een wijziging in het team pas je zelf een regel aan.

Via Microsoft 365

Outlook, Teams en SharePoint in dezelfde stroom

Bij Microsoft 365 lezen we mail via Microsoft Graph, de officiële koppeling van Microsoft voor Outlook, de agenda, SharePoint en Teams. Daardoor kan een gesorteerde mail ook meteen in een Teams-kanaal of een SharePoint-map terechtkomen.

De sorteerder kan per categorie ook een conceptantwoord klaarzetten, dat een medewerker nakijkt en verstuurt. Facturen gaan door naar de factuurverwerking.

Veelgestelde vragen

Vragen over mail automatiseren

Kan ik dit niet gewoon met Outlook-regels doen?

Outlook-regels werken op afzender, onderwerp en een paar woorden. Dat is genoeg voor vaste afzenders. Een orderbevestiging, een klacht en een factuur van dezelfde groothandel herkennen ze niet uit elkaar; daarvoor moet de inhoud van de mail gelezen worden, en dat doet deze oplossing.

Wie bepaalt waar een mail heen gaat?

Jij. De regels staan in een eigen portaal met een inlog. Daar leg je per categorie vast waar de mail heen moet, zonder dat iemand de automatisering zelf hoeft aan te passen.

Wat gebeurt er met een mail die in geen categorie past?

Die blijft in de algemene mailbox staan, zodat iemand hem zelf oppakt. Er verdwijnt geen mail.

Moet ik van mailprogramma wisselen?

Nee. De mail wordt opgehaald uit de mailbox die je al hebt en doorgestuurd naar de adressen die je al gebruikt. Hoe we je mailomgeving koppelen, staat in het voorstel.

Hoe vraag ik een voorstel aan?

Via het formulier op deze pagina. Wat er in het voorstel komt, hangt af van het aantal mailboxen, het aantal categorieën en wat er na het sorteren moet gebeuren.

Voorstel op maat

Voorstel aanvragen: Mail automatiseren

Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.

Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel