Koppeling
Microsoft 365 koppeling: Outlook, SharePoint en Teams
Werk je met Microsoft 365, dan staan je mail in Outlook, je afspraken in de agenda, je documenten in SharePoint en je overleg in Teams. Met een Microsoft 365 koppeling komen die onderdelen in je eigen processen terecht, via Microsoft Graph.
Het systeem
Een ingang voor alles van Microsoft
Microsoft Graph is de API van Microsoft voor Microsoft 365. Via dezelfde ingang lees en schrijf je mail in Outlook, afspraken in de agenda, bestanden in SharePoint en OneDrive, berichten in Teams, en ook Bookings en Planner.
Voor bedrijven die Dynamics 365 Business Central gebruiken, zoals onder 4PS Construct, zit ook dat in dezelfde Microsoft-omgeving.
Wat je koppelt
Wat er met Microsoft 365 automatisch kan
- Inkomende mail lezen, sorteren en doorsturen; zie mail automatiseren.
- Afspraken in de Outlook-agenda van monteurs zetten vanuit de planning.
- Documenten, foto's en rapporten in de juiste SharePoint-map per klant of project.
- Een melding in een Teams-kanaal als er iets moet gebeuren, zoals een spoedstoring.
- Regels in een Excel-bestand in SharePoint bijwerken.
Technisch
Toegang via een app-registratie
Een koppeling met Microsoft 365 begint met een app-registratie in de Microsoft-omgeving (Microsoft Entra ID, voorheen Azure AD) van je eigen bedrijf. Je IT-beheerder geeft die app alleen de rechten die nodig zijn, bijvoorbeeld lezen en schrijven in een bepaalde SharePoint-site.
De beheerder houdt de app in eigen hand: rechten intrekken of de geheime sleutel vernieuwen kan altijd. Die sleutel heeft een vervaldatum, en die zetten we in de agenda zodat de koppeling niet onverwacht stopt.
Uit eigen werk
SharePoint en Excel bij Bakker KMS
Voor de werkbonnentool van Bakker KMS bouwden we een koppeling met SharePoint en Excel. De app-registratie staat in de eigen Microsoft-omgeving van Bakker KMS. Na goedkeuring van een registratie zet de tool de pdf in de juiste SharePoint-map en schrijft hij een regel in een Excel-bestand.
Zo kan het eruitzien
Een storing afgesloten, alles op zijn plek
Een monteur sluit een storing af in de werkbon app. De koppeling zet het rapport als pdf in de SharePoint-map van de klant, plaatst een bericht in het Teams-kanaal van de servicedesk en zet de vervolgafspraak in de Outlook-agenda van de monteur. Niemand hoeft daarvoor iets over te zetten of door te sturen.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Wat is Microsoft Graph?
Microsoft Graph is de API van Microsoft voor Microsoft 365. Via die ene ingang koppel je Outlook, de agenda, SharePoint, OneDrive, Teams, Bookings en Planner.
Moet onze IT-beheerder iets doen?
Ja, een keer: een app-registratie aanmaken en de rechten goedkeuren. Wij geven precies door welke rechten nodig zijn.
Kan de koppeling bij al onze mail en bestanden?
Alleen bij wat de beheerder toestaat. We vragen zo weinig mogelijk rechten aan, bijvoorbeeld alleen een bepaalde mailbox of SharePoint-site.
Bronnen
Voorstel op maat
Voorstel aanvragen: Microsoft 365
Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.
- Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
- Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel