Oplossing
Kennisbank laten bouwen: kennismanagement voor je eigen bedrijf
Werkinstructies staan in mappen, afspraken in mailtjes en de rest in het hoofd van je meest ervaren monteur. Een eigen kennisbank laten bouwen zet die kennis op een plek, doorzoekbaar, met rechten per rol en gekoppeld aan de SharePoint die je al hebt.
Het probleem
Kennis die alleen bij een paar mensen zit
In de bouw en installatie zit veel vakkennis in ervaring. Zolang dezelfde mensen er zijn, gaat dat goed. Komt er een nieuwe collega bij of gaat er iemand weg, dan blijkt hoeveel nergens is opgeschreven.
- Een nieuwe monteur belt drie collega's voor een antwoord dat ergens in een map staat.
- Van een werkinstructie bestaan vier versies, en niemand weet welke geldt.
- SharePoint staat vol, maar zoeken levert honderd bestanden op.
- Gevoelige documenten staan open voor iedereen, of juist dicht voor wie ze nodig heeft.
Wat je krijgt
Een kennisbank op maat van je bedrijf
- Artikelen, werkinstructies en checklists op een plek, doorzoekbaar op onderwerp.
- Rollen en rechten: per rol bepaal je wie wat mag lezen en wijzigen.
- Een logboek van elke wijziging, zodat je ziet wie wat aanpaste en wanneer.
- Een koppeling met SharePoint, en import en export via Excel.
Hoe het werkt
In drie stappen van mappen naar kennisbank
-
Inventariseren
We bekijken welke kennis er is, waar die staat en wie welke kennis nodig heeft.
-
Inrichten
We zetten rollen, onderwerpen en de koppeling met SharePoint op, en importeren wat er al is.
-
In gebruik
Medewerkers zoeken en vullen aan. Elk artikel heeft een eigenaar die het actueel houdt.
Waar we op bouwen
Het applicatietemplate van Growrs
Het team van Growrs bouwt eigen applicaties op een vast template. Daarin zitten inloggen, gebruikersbeheer, rollen en rechten, een logboek van wijzigingen, import en export via Excel, en instellingen per applicatie.
Op dat template bouwden we eerder applicaties voor klanten, waaronder een werkbonnentool met een koppeling met SharePoint. Een kennisbank bouwen we op dezelfde basis, zodat je niet betaalt voor het opnieuw uitvinden van inloggen en rechten.
Veelgestelde vragen
Vragen over een kennisbank
Wat is een kennismanagementsysteem?
Een kennismanagementsysteem (KMS) is de plek waar een bedrijf zijn vaste kennis bewaart en terugvindt: werkinstructies, montagevoorschriften, checklists, afspraken met leveranciers en antwoorden op vragen die steeds terugkomen. Een kennisbank is het deel dat medewerkers of klanten doorzoeken.
Waarom niet gewoon een map in SharePoint?
Een map is prima voor bestanden. Een kennisbank voegt toe dat je kunt zoeken op onderwerp, dat elk artikel een eigenaar en een datum heeft, en dat je per rol bepaalt wie wat ziet. De documenten zelf kunnen in SharePoint blijven staan; de kennisbank verwijst ernaar.
Hoe log je in?
Elke medewerker krijgt een eigen account met een rol. Voor de koppeling met SharePoint registreren we een app in de Microsoft-omgeving (Azure) van je bedrijf, zodat de kennisbank alleen bij de mappen kan die jij aanwijst.
Kunnen we bestaande documenten importeren?
Ja. Lijsten importeer je vanuit Excel, en documenten die al in SharePoint staan, kan de kennisbank daar ophalen.
Hoe vraag ik een voorstel aan?
Via het formulier op deze pagina. Wat er in het voorstel komt, hangt af van het aantal gebruikers en rollen, de koppelingen en hoeveel bestaande kennis er overgezet moet worden.
Wil je zelf beginnen? Lees een kennisbank opzetten voor je bedrijf in onze kennisbank.
Voorstel op maat
Voorstel aanvragen: Kennisbank en KMS
Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.
- Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
- Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel