Een kennisbank opzetten voor je bedrijf

Waarom een kennisbank in de bouw en installatie

In een bouw- of installatiebedrijf zit veel kennis in ervaring. De monteur die al twintig jaar meeloopt, weet hoe een bepaald type ketel zich gedraagt en welke leverancier welk onderdeel op voorraad heeft. Zolang hij er is, gaat het goed. Een nieuwe collega moet die kennis vragen, en dat kost beide tijd.

Een kennisbank legt die kennis vast op een plek waar iedereen hem kan vinden. Dat helpt bij het inwerken, bij vakantie en ziekte, en bij klanten die steeds dezelfde vraag stellen. Het opzetten kost vooral aandacht voor de opbouw; de software is de kleinste stap.

In zes stappen

1. Bepaal voor wie de kennisbank is

   Kies een eerste groep lezers: nieuwe monteurs, de binnendienst of je klanten. Een kennisbank voor monteurs bevat werkinstructies en checklists; een kennisbank voor klanten bevat antwoorden op vragen die ze steeds stellen. Begin met een groep, niet met allemaal tegelijk.

2. Verzamel wat er al is

   Zoek de werkinstructies, montagevoorschriften, checklists en mails met afspraken bij elkaar. Vraag je ervaren mensen welke vragen ze het vaakst krijgen. Die vragen zijn je eerste artikelen.

3. Kies een vaste opbouw per artikel

   Geef elk artikel dezelfde onderdelen: een titel als vraag of taak, het antwoord in de eerste alinea, daarna de stappen, en onderaan de eigenaar en de datum van de laatste controle. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt.

4. Leg rechten en eigenaars vast

   Bepaal per onderwerp wie mag lezen en wie mag wijzigen. Geef elk artikel een eigenaar die verantwoordelijk is voor de inhoud. Zonder eigenaar veroudert een artikel ongemerkt.

5. Kies waar de kennisbank staat

   Voor een klein team is een goed ingedeelde SharePoint-site genoeg. Heb je rollen, een logboek van wijzigingen of een koppeling met andere systemen nodig, dan past een eigen applicatie beter.

6. Houd hem bij

   Plan een vast moment waarop eigenaars hun artikelen nalopen, bijvoorbeeld elk kwartaal. Voeg een artikel toe zodra dezelfde vraag voor de tweede keer gesteld wordt.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is alles tegelijk willen overzetten. Wie de hele netwerkschijf in een nieuwe omgeving zet, verhuist de rommel mee. Begin klein, met artikelen waar nu om gevraagd wordt.

Een tweede fout is een kennisbank zonder eigenaars. Na een jaar weet niemand meer welke werkinstructie nog klopt, en gaan mensen weer bellen. Een naam en een datum onder elk artikel lossen dat grotendeels op.

Veelgestelde vragen