Kennisbank
De werkbon digitaliseren: zo pak je het aan
De werkbon digitaliseren vraagt vooral afspraken: wat de monteur invult, wie goedkeurt en waar de bon daarna heen gaat. De app kies je pas als die afspraken er zijn. Zes stappen, van papieren boekje tot digitale werkbon.
Waarom de papieren werkbon tijd kost
Een papieren werkbon is snel ingevuld, maar daarna begint het werk. De bon moet naar kantoor, iemand moet het handschrift lezen en de uren en materialen overtypen in de boekhouding. Ontbreekt er iets, dan wordt de monteur gebeld. Tussen het einde van de klus en de factuur zitten zo vaak dagen of weken.
Een digitale werkbon haalt die stappen weg, mits hij aansluit op de rest. De bon komt uit de planning, wordt op locatie ingevuld en gaat na goedkeuring vanzelf door.
In zes stappen
-
Leg vast wat er nu op de bon staat
Leg een stapel ingevulde papieren werkbonnen naast elkaar. Schrijf op welke velden er altijd op staan, welke soms, en welke informatie kantoor achteraf nog navraagt. Dat laatste is wat de digitale bon moet oplossen.
-
Bepaal wie wat invult en goedkeurt
Spreek af wat de monteur invult, wat de klant aftekent en wat kantoor controleert voordat er gefactureerd wordt. Leg ook vast wat er gebeurt als een bon wordt afgekeurd.
-
Kies een standaard app of een eigen tool
Voor gewone service- en onderhoudsbonnen is een standaard werkbonnen app vaak genoeg. Moet de bon een vast formulier invullen, zoals de registratie die een netbeheerder vraagt, dan is een eigen tool vaak de betere keus.
-
Koppel de bon aan planning en boekhouding
Een digitale bon die je daarna overtypt, levert weinig op. Zorg dat de klus vanuit de planning op de bon komt, en dat een goedgekeurde bon doorgaat naar de factuur of het dossier.
-
Test met een of twee monteurs
Laat eerst een paar monteurs een week of twee met de digitale bon werken, naast het papier. Hun opmerkingen over velden, knoppen en snelheid zijn meer waard dan elke demo.
-
Stop met papier
Spreek een datum af waarop het papier verdwijnt, en houd je eraan. Zolang beide naast elkaar bestaan, kiest iedereen wat hij gewend is.
Een voorbeeld uit ons eigen werk
Voor Bakker KMS bouwde het team van Growrs een werkbonnentool voor de registratie van gasaansluitingen. De monteur vult de registratie in op zijn telefoon of iPad, kantoor keurt hem goed en de tool maakt er automatisch het pdf-formulier van dat de netbeheerder vraagt. Lees de hele case op de pagina over de werkbon app.
Veelgestelde vragen
Wat moet er minimaal op een digitale werkbon?
De klant en het adres, de uitgevoerde werkzaamheden, de gewerkte uren, het gebruikte materiaal en een handtekening of akkoord van de klant. Foto's van voor en na voorkomen later veel discussie.
Hoe krijg je oudere monteurs mee?
Door ze vroeg te laten meedenken over de velden, en door de bon niet langer te maken dan het papier. Als de digitale bon sneller is dan het papieren boekje, is de discussie snel voorbij.
Laten bouwen
Een werkbon app die doorloopt naar de factuur
Wil je de werkbon digitaliseren en hem koppelen aan je planning en boekhouding, dan bouwt het team van Growrs dat voor je.
Meer uit de kennisbank
E-facturatie 2030
Wat het kabinetsbesluit over e-facturatie betekent voor bouw en installatie, en hoe je je voorbereidt.
Lees verder KennisbankISDE aanvragen voor je klant
Wat je klant moet doen, hoe machtigen werkt en welke gegevens jij als installateur aanlevert.
Lees verder KennisbankEen kennisbank opzetten
Zes stappen om de kennis van je bedrijf op een plek te krijgen, en te zorgen dat hij actueel blijft.
Lees verder