Koppeling
WeFact API: facturen automatisch klaarzetten
WeFact is een online facturatiepakket voor kleine dienstverleners. Met de WeFact API maak je facturen aan vanuit je werkbon, en stuur je terugkerende facturen voor onderhoudscontracten zonder ze elke keer met de hand te maken.
Het systeem
Facturatie met terugkerende diensten
WeFact is vooral sterk in facturen en terugkerende facturen. Het wordt veel gebruikt door bedrijven die abonnementen of vaste diensten leveren. Voor een installateur zit de overeenkomst in onderhoudscontracten: elk jaar dezelfde dienst, bij dezelfde klant.
Of WeFact past, hangt af van hoe je werkt. Voor projecten met nacalculatie en inkoop is een pakket met projectadministratie logischer. Voor service en onderhoud kan WeFact goed werken. Dat toetsen we eerst, voordat we iets bouwen.
Wat je koppelt
Van contract en werkbon naar factuur
- Een jaarlijkse factuur per onderhoudscontract, gestart vanuit de planning.
- Een factuur uit een afgeronde werkbon, met uren en materiaal.
- Debiteuren, gelijk met je planning of klantportaal.
- De betaalstatus terug naar je eigen overzicht.
Technisch
Hoe de WeFact API werkt
WeFact heeft een API met documentatie op een eigen ontwikkelaarssite. Daarmee maak je onder meer debiteuren, facturen en terugkerende facturen aan, en lees je de status van een factuur uit.
De toegang regel je in WeFact zelf: je maakt een sleutel aan voor de koppeling, en kunt die op elk moment weer intrekken.
Zo kan het eruitzien
Onderhoud gepland, factuur verstuurd
Een klant heeft een onderhoudscontract voor zijn warmtepomp. De onderhoudsbeurt staat in de planning. Is de beurt gedaan en de werkbon afgerond, dan maakt de koppeling de factuur in WeFact en zet hij het contract een jaar door. De klant krijgt de factuur, en de volgende beurt staat alvast klaar.
Waar je op let
Artikelen of vrije regels
Kijk of je in WeFact met artikelen of met vrije regels factureert. Met artikelen zet de koppeling uren en materiaal netjes op vaste regels; met vrije regels is achteraf lastiger te zien wat er gefactureerd is. Spreek ook af wie een factuur verstuurt. In het begin laat je een medewerker elke factuur nakijken, en pas als alles klopt, verstuurt de koppeling zelf.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Is WeFact geschikt voor een installatiebedrijf?
Voor service en onderhoud met vaste diensten kan het goed werken. Voor projecten met inkoop en nacalculatie is een pakket met projectadministratie meestal beter. Dat bekijken we per bedrijf.
Kan WeFact automatisch terugkerende facturen sturen?
Ja, WeFact heeft terugkerende facturen. De koppeling zorgt dat die aansluiten op de onderhoudscontracten en de werkbonnen uit je planning.
Kunnen we later overstappen naar een ander pakket?
Ja. Wat je koppelt, blijft hetzelfde; alleen de kant van de boekhouding verandert. Dat is een kleinere klus dan opnieuw beginnen.
Voorstel op maat
Voorstel aanvragen: WeFact
Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.
- Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
- Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel