AI-agent
Debiteurenbeheer dat zichzelf opvolgt
Debiteurenbeheer schiet er bij veel bouw- en installatiebedrijven bij in: de monteurs zijn druk, kantoor ook. Een agent haalt de openstaande posten uit je boekhouding, stuurt betalingsherinneringen op maat, legt betaalbeloftes vast en zet lastige gevallen door naar een mens. Het uitlezen en klaarzetten lijkt op de factuurverwerking die we voor Reijnders bouwden. Deze agent bouwen we op maat, in de systemen die je al hebt.
Het probleem
Geld dat te lang buiten blijft
- Herinneringen gaan te laat of helemaal niet de deur uit.
- Een klant belt met een vraag over de factuur, en dat komt nergens terecht.
- Een toegezegde betaling wordt niet gecontroleerd.
- Een vaste opdrachtgever krijgt dezelfde standaardbrief als een eenmalige klant.
Wat de agent doet
Wat de agent met een openstaande factuur doet
De agent leest elke dag de openstaande facturen uit je boekhouding, zoals SnelStart, Moneybird of Exact Online. Per klant kiest hij de toon en het moment volgens de regels die je vastlegt: een particulier krijgt een vriendelijke herinnering, een vaste opdrachtgever een bericht aan de juiste contactpersoon.
Antwoordt de klant, dan leest de agent mee. Een vraag over de factuur gaat naar kantoor. Een betaalbelofte legt hij vast met de datum, en hij kijkt op die datum of het geld binnen is.
- Herinneringen op maat per soort klant.
- Een belverzoek voor kantoor als herinneren niet werkt.
- Betaalbeloftes vastgelegd en gecontroleerd.
- Een overzicht van wie er achterloopt en waarom.
Hoe het werkt
Van vervaldatum tot betaald
-
Regels vastleggen
Je bepaalt na hoeveel dagen een herinnering gaat, in welke toon, en wanneer een mens het overneemt.
-
Opvolgen
De agent stuurt herinneringen en verwerkt de antwoorden die terugkomen.
-
Escaleren
Lukt het niet, dan krijgt kantoor een belverzoek met de hele geschiedenis erbij.
Wat bij een mens blijft
De klantrelatie
De agent dreigt niet, schakelt geen incassobureau in en spreekt geen betalingsregeling af. Dat zijn beslissingen die de klantrelatie raken, en die blijven bij jou. De agent zorgt dat je op tijd weet wanneer je moet bellen, en wat er al gezegd is.
Zo kan het eruitzien
Een herinnering die rekening houdt met het antwoord
Een aannemer stuurt na de oplevering een eindfactuur aan een particulier. Na de vervaldatum krijgt de klant een vriendelijke herinnering met de factuur als bijlage. Antwoordt hij dat hij wacht op een herstelpunt, dan zet de agent de herinneringen stil en meldt hij het herstelpunt aan de uitvoerder. Is het punt opgelost, dan loopt de opvolging weer verder.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Kan de agent ook een aanmaning sturen?
Als jij dat als stap vastlegt, ja. Wat er in een aanmaning staat en wanneer die gaat, bepaal je zelf; de agent volgt die regels.
Ziet de klant dat het een automatisch bericht is?
De berichten komen van je eigen bedrijf en zijn per klant op maat. Reageert een klant, dan ziet een medewerker dat en kan hij het overnemen.
Welke boekhoudpakketten werken hiermee?
Elk pakket waar we de openstaande posten uit kunnen lezen, zoals SnelStart, Moneybird, Exact Online en AFAS. Zie de pagina's per systeem.
Voorstel op maat
Voorstel aanvragen: Debiteurenbeheer
Elk bedrijf werkt met andere software en andere afspraken, dus elk voorstel is op maat. Vertel kort hoe het nu gaat. We bellen of mailen je terug met een voorstel.
- Eerst een voorstel, daarna pas bouwen
- Geen verplichtingen tot je akkoord geeft op een voorstel